Zasady organizacji pracy w środowisku online: jak tworzyć realne harmonogramy i realizować założone cele

Zasady organizacji pracy w środowisku online: jak tworzyć realne harmonogramy i realizować założone cele

Czas czytania: 3 minuty

Wielki zapał do działania i tysiące pomysłów to coś wspaniałego na początku biznesu online. Wszystko wydaje się “do zrobienia”, szczególnie kiedy naczytamy się połowy internetu o tym jakie to jest łatwe, proste i przyjemne. Później zaczynamy próbować coś robić – produkty, marketing, sprzedaż. Okazuje się, że doba nie jest z gumy, na wiele rzeczy się czeka, a jeszcze więcej po drodze się zmienia. Kiedy prowadzisz małą firmę, często samodzielnie wykonujesz większość pracy. Nie masz dużego zespołu, więc efektywność Twojej organizacji pracy staje się kluczowa. Dostrzeganie efektów swoich działań wpływa też na zadowolenie i motywację, więc dla dobrego workflow dobrze jakoś wziąć czas w ryzy. Co jest kluczem do tworzenia realnych harmonogramów, które skutecznie realizują nasze cele? Oto kilka moich sprawdzonych metod, które mogą pomóc mikroprzedsiębiorcom w efektywnym zarządzaniu czasem i zadaniami.

1. Określenie celów i strategii biznesowej

Bez tego ani rusz, dlatego znowu o tym napiszę. Wizja biznesowa i wyznaczone cele to fundament i punkt odniesienia w efektywnej organizacji pracy. Musimy wiedzieć co i dlaczego robimy. Gonitwa za każdym pomysłem, nowym trendem czy cenną radą może okazać się nie tym co przybliża nas do naszej wizji pracy, życia i biznesu. Czas poświęcony czas na sprecyzowanie, gdzie chcemy być za rok oraz jakie kroki są niezbędne do osiągnięcia tych celów nigdy nie jest czasem zmarnowanym.

2. Znajomość swoich ograniczeń

Praca i myślenie wymagają czasu. Mamy różne style życia i pracy, inaczej dysponujemy energią i uwagą. Planując zadania warto realnie i uczciwie przed sobą określać bufory czasowe na realizację poszczególnych kroków. Tą samą zasadę należy stosować delegując pracę innym – jeśli tylko można szukamy rozwiązać jak najwcześniej i określamy je najdokładniej, żeby inni też mogli w spokoju zrobić swoje zadania.

Ze swojego doświadczenia dodam, że zespół (czy podwykonawcy) również pracują lepiej, kiedy wiedzą, że osoba zlecająca zdaje sobie sprawę z różnych życiowych kontekstów i bierze je pod uwagę. Dzięki temu ograniczamy frustrację i nerwy. 

3. Wykorzystanie technologii do zarządzania czasem

Tworząc harmonogramy wychodzimy od ogółu do szczegółu. Zadania, które mają kilka etapów rozpisujemy po sobie zgodnie z tym, których wykonanie blokuje następne. Narzędzia do zarządzania czasem i zadaniami, takie jak aplikacje do list zadań i kalendarze online, mogą znacznie ułatwić codzienną pracę. W harmonogramie możemy rozpisywać konkretne zadania na każdy dzień, które wynikają z dużych bloków tematycznych. Przy każdym zadaniu zadaj sobie pytanie: co musi się wydarzyć, żeby to zadanie zostało zrealizowane? Czego do tego potrzebuję? Kto może mi pomóc? Aplikacje (Asana, Clickup, Trello) umożliwiają podział większych zadań na mniejsze etapy, co ułatwia monitorowanie postępu i skuteczne delegowanie.

4. Delegowanie zadań

Nawet pracujesz sam/a, nie oznacza to, że musisz robić wszystko samodzielnie. Delegowanie zadań, zwłaszcza tych powtarzalnych lub mniej istotnych dla osiągnięcia głównych celów, może szybko popchnąć wiele spraw do przodu. Przygotuj się na to, że trzeba przygotować dokładny brief, określić zasady współpracy i oczekiwany efekt dostarczenia zadania – to też wymaga czasu. Możesz przygotować procedury, które ułatwią przekazanie tematów. Tak, to też na początku wymaga czasu – ale w dłuższej perspektywie zyskujesz przestrzenią na zajmowanie się tym co dla Ciebie najważniejsze i co bez Ciebie nie może się obejść, aby realizować założone cele.

5. Praca z harmonogramem

To, że raz rozpiszesz sobie plan działania i określisz cele czasowe nie oznacza, że jest to wyryte w kamieniu i niezmienne. W zależności od tego jak długie okresy planujesz określ w kalendarzu czas (idealnie raz w tygodniu) na przegląd postępów. Sprawdź czy tempo, które masz jest tym, które widnieje w harmonogramie. Jeśli widzisz i czujesz, że raczej się z czymś nie wyrobisz albo na coś akurat zwolniła się przestrzeń to żongluj zadaniami. Projekty i praca z ludźmi do żywy organizm, moją ulubioną strategią jest realizacja zadań jak najwcześniej, żeby na ewentualne spontaniczne pomysły znajdował się czas bez presji i dodatkowych obciążeń.


6. Im prościej tym lepiej

Nie wiesz od czego zacząć? Zacznij od kolorowych pisaków i kartki. Zakreśl w kalendarzu czas na realizację jakiegoś projektu. Innym kolorem podziel ten okres na odcinki konkretnych zadań. Sprawdź czy umiesz się zdyscyplinować, żeby mieścić się w harmonogramie. Ogranicz liczbę zadań zgodnie z punktem 2. żeby każdego dnia posuwać się choć odrobinę do przodu. Trzymam kciuki!



Podobne wpisy