Technologia w zarządzaniu czasem i zadaniami: których narzędzi faktycznie potrzebujemy, żeby praca szła szybciej i sprawniej?

Kiedy prowadzimy własny biznes, czas staje się (jeszcze bardziej niż dotychczas) naszym najcenniejszym zasobem. Większość zadań na początku wykonujemy sami. W miarę rozwoju delegujemy te zadania, które lepiej sprawdzą się w rękach specjalistów, a sami zostajemy z tymi najbardziej strategicznymi. Kontakt z zespołem, panowanie nad stosem tematów i pilnowanie szczegółów to zadanie dobrej organizacji czasu, pracy i komunikacji. Obecnie istnieje mnóstwo narzędzi, które mogą ułatwić Ci codzienną pracę i zapewnić sprawniejsze działanie Twojego biznesu. Poniżej znajdziesz te, których sama używam i wdrażam u klientów. Co najważniejsze! Minimalizm w tym przypadku jest połową sukcesu. Samo przełączanie się pomiędzy kilkunastoma aplikacjami jest męczące i mija się z celem optymalizacji. Oto pięć moich ulubionych narzędzi, które mogą pomóc Ci w zarządzaniu czasem i zadaniami:

1. Aplikacje do zarządzania zadaniami

Asana, Trello, Clickup (sama najbardziej lubię Asanę), służą do planowania projektów, śledzenia postępów w zadaniach i organizacji pracy w zespole. W każdym narzędziu możesz dodawać statusy zadań, bezpośrednio w taskach wymieniać informacje i z lotu ptaka widzieć w jakim jesteś miejscu z pracą. Listy zadań, które widzisz mogą być dla Ciebie wskazówką o priorytetach do zrealizowania. Co najpiękniejsze w tego typu narzędziach, to możliwość utworzenia dopasowanych do siebie szablonów projektów, z których wielokrotnie będziesz korzystać bez konieczności każdorazowego rozpisywania zadań od początku. Ważna rada – żeby faktycznie sprawnie korzystać z Asany, Trello, Clickup i przenieść tam mózg operacyjny firmy trzeba wyrobić sobie nawyk regularnego dodawania zadań, sprawdzania co tam się dzieje, aktualizowania tasków. W innym wypadku po prostu masz gdzieś spisane jakieś zadania. I nic więcej.

Krokiem dalej są narzędzia do automatyzacji powtarzalnych zadań (np. Zapier), które pozwalają na tworzenie prostych automatyzacji między różnymi aplikacjami internetowymi. Na przykład, możesz skonfigurować automatyczne przekazywanie nowych wiadomości e-mail z klientami do odpowiedniego folderu w swojej skrzynce odbiorczej. Wymaga to najpierw przemyślenia co i jak ma przepływać!

2. Pomoc w skupieniu

Jedną z metod na sprawniejsze wykonywanie zadań, mniejszą ilość błędów i pobudzenie kreatywności jest praca w skupieniu tzw. deepwork. Żeby osiągnąć ten stan, potrzebujemy odłączyć się od rozpraszaczy i chaosu. Oprócz ustalenia czasu w ciągu dnia i tygodnia na deepwork aplikacją, która wyznacza rytm i pomaga naszemu mózgowi jest Brain.fm. To osadzone w neurobiologii i psychologii ścieżki dźwiękowe stymulujące nasze fale mózgowe do pracy, nauki, relaksu czy nawet snu. Byłam sceptyczna, ale jak spróbowałam, to przepadłam. Możesz spróbować bezpłatnych próbek na YouTube, a później przenieść się do aplikacji.

3. Kalendarz Google

Kalendarz Google to potężne narzędzie, które można wykorzystać do planowania i organizowania swojego czasu (prywatnego i zawodowego). Oprócz standardowych funkcji kalendarza, takich jak tworzenie wydarzeń i zapraszanie uczestników, Kalendarz Google oferuje również funkcje takie jak harmonogramowanie zadań, przypominanie o ważnych terminach i integrację z innymi aplikacjami Google, takimi jak Gmail czy Google Drive. To co ja w nim lubię najbardziej, to możliwość prowadzeniu wielu kalendarzy w jednym miejscu (szczególnie przydatne w pracy z kilkoma klientami lub zespołami).

4. Aplikacje do śledzenia czasu

Nie doceniamy wartości swojego czasu. Przez co zadania rozwlekają się, trudno o realne wyceny i uczciwość przed samym sobą gdzie ten czas jest. Żeby lepiej zarządzać swoim czasem i ocenić, ile czasu REALNIE poświęcasz na różne zadania, warto skorzystać z aplikacji do śledzenia czasu, takich jak Toggl czy RescueTime (ja używam Toggl). Możesz rejestrować co do sekundy czas spędzany nad konkretnymi zadaniami i projektami, a później przeanalizować wydajności twojej pracy. Taka aplikacji w Twoim zespole pomoże ci również planować pracę i budżet – będziesz wiedzieć komu ile czasu zajmują zadania, ile cię to kosztuje i gdzie można wprowadzić procesy, które ten czas skrócą.

5. Narzędzia do komunikacji i współpracy

Trzeba wybrać jedno narzędzie i nie może być to messenger 😉 W zespołach, z którymi pracuję używam Slacka – jest popularny i przejrzysty. Pomaga mieć porządek w tematach, odpowiadać w wątkach, dobrze przechowuje informacje i łatwo coś znaleźć. Polecam też ustalić z zespołem jak używać słów kluczowych dla naszego biznesu (żeby później móc łatwiej znajdować stare rozmowy) i jakie tematy gdzie poruszać.

Oczywiście wdrożenie każdego narzędzia wymaga autodyscypliny i zasad jak z niego korzystamy. Spróbuj przez dwa tygodnie używać Brain.fm i zaplanuj swoją pracę w aplikacji do zarządzania zadaniami – zobacz co się stanie.