Techniki organizacji: jak efektywnie ustalać priorytety w Twojej firmie?
Kiedy prowadzisz swój biznes albo dopiero zaczynasz, prędzej czy później zaczynasz zauważać, że naprawdę nie da się zrobić wszystkiego naraz. W początkowym zapale i motywacyjnych zrywach jest to całkiem proste, dowiadujemy się nowych rzeczy, testujemy, sprawdzamy. Coś wychodzi, a coś innego nie. Okazuje się, że coś nam wychodzi lepiej, że z kilku produktów najlepiej byłoby dopracować na początek dwa. A tak w sumie, to jeszcze lepiej byłoby komuś część zadań oddelegować i jednak iść do przodu po nowe i nieznane. No ale przecież jeszcze bieżączka i monitorowanie codzienności. Jak więc określić co jest najważniejsze do zrobienia, od czego zacząć i co po kolei? Mamy do tego kilka sprawdzonych metod.
Przede wszystkim te wielkie słowa – wizja, strategia i cele. Bez znajomości kierunku, w którym chcemy iść bez skutku będziemy błądzić po omacku i robić przypadkowe rzeczy. Nie musisz mieć wizji na 30 lat to przodu, wystarczy taka na rok. Gdzie Ty i Twój biznes jesteście za rok, jak on wygląda, co i komu sprzedajesz, na czym zarabiasz. Naprawdę warto poświęcić na to czas. Nawet jak zmienisz zdanie, to przynajmniej wiesz, który kurs korygujesz. Na podstawie tego co wymyślisz określ cele – 3 duże na cały rok. Jeździmy na wakacje, chorujemy, mamy lepsze i słabsze okresy – dobrze zaplanować realne i jednocześnie ambitne jednocześnie, znając swoje możliwości. Następnie podziel te duże cele na mniejsze kawałki i małe zadania. To one właśnie wyznaczą nam priorytety. Priorytety to rzeczy, które są ważne i trzeba zrobić je na samym początku (ciekawostka – słowo priorytet długo nie posiadało odmiany w liczbie mnogiej! Zostawiam do przemyślenia we własnym zakresie ;))
No to dobrze, jak to się sprowadza do codzienności.
Zacznij od wypisania wszystkich zadań, które masz i określ, które z nich mają największy wpływ na osiągnięcie celów biznesowych. Te, które bezpośrednio przyczyniają się do ich realizacji to właśnie Twoje priorytety. Planując pracę na kwartał, tydzień czy miesiąc, to właśnie dążenie do realizacji tych celów powinno być wyznacznikiem.
Moimi ulubionymi metodami układania codziennych zadań są macierz Eisenhowera oraz Metoda MoSCoW.
W pierwszej dzielimy zadania na cztery kategorie.
Koncentrujemy się na zadaniach ważnych, one popychają nasz biznes do przodu i unikają gaszenia pożarów w przyszłości. Polecam rozpisywać taką macierz raz w tygodniu, aż dojdziesz do wprawy i będziesz robić to w myślach.
W metoda MoSCoW klasyfikujemy zadania jako Must (muszę to zrobić), Should (powinnam/powinienem to zrobić), Could (mogłabym/mógłbym to zrobić) i Won’t (nie będę tego robić). Tutaj drogę do realizacji celów wyznacza Must i Should, ale pozostałe zadania są tymi do rewizji i/lub oddelegowania.
No dobra, to teraz przykłady i sprawdzone techniki.
Planowanie na początku dnia: Zarezerwuj sobie kilkanaście minut na początek każdego dnia, aby przeanalizować swoje priorytety. Sporządź listę zadań do wykonania i ustal ich ważność. Zrobienie tego rano pozwoli Ci zacząć dzień z jasnym celem.
Wykorzystywanie technologii: Korzystaj z narzędzi do zarządzania czasem i zadaniami, takich aplikacji jest sporo, wystarczy na początek jedna do list zadań i kalendarz. Zarezerwuj czas na pracę nad swoimi priorytety w kalendarzu, a w aplikacji rozpisz każde zadanie na mini zadania. Dużo łatwiej wtedy realizować je po kolei i widzieć postęp.
Delegowanie zadań: Jeśli masz możliwość, deleguj zadania, które nie są kluczowe dla osiągnięcia celów biznesowych albo bardzo proste i powtarzalne. Samo uwalnianie czasu też może być celem! Delegowanie ma więcej zalet – pomyśl o sytuacji gdy chcesz robić nowe rzeczy, ale starymi nadal trzeba się zajmować.
Ograniczanie rozproszeń: Zidentyfikuj bezlitośnie czynniki, które rozpraszają Twoją uwagę. Tak, skrzynki mailowej nie musisz sprawdzać co 2 minuty a w mediach społecznościowych naprawdę świat nie nie zwali bez nieustannego odświeżania. Najbardziej skuteczna metoda – wyłączenie telefonu.
Ustalanie granic czasowych: Określ czas, jaki zamierzasz poświęcić na każde zadanie. Dzięki temu unikniesz przeciągania się jednej czynności kosztem innych.
Pamiętaj, że praca z priorytetami wymaga praktyki i samodyscypliny. Nasze cele też ewoluują i się zmieniają, co warto brać pod uwagę na etapie planowania. Nie odkryję przed tobą Ameryki – małe zadania składają się na wielkie cele. Powodzenia!
