Jak działać efektywniej, będąc solo przedsiebiorcą?

Prowadzenie małego biznesu to sztuka balansowania na granicy chaosu. W małych firmach, gdzie każdy dzień przynosi nowe wyzwania, efektywne zarządzanie zadaniami staje się kluczowym elementem codziennego sukcesu. Często brak umiejętności pracy z narzędziami, brak planowania, działanie ad hoc, brak przemyślanej struktury pracy i dzielenia się wiedzą mogą prowadzić do nieefektywności i frustracji. Jak więc zapanować nad tym chaosem i wykorzystać narzędzia do zarządzania zadaniami w pracy solo oraz w zespole? Oto kilka sprawdzonych metod.

1. Klarowne cele i priorytety

Będę się powtarzać, ale to naprawdę ważne. Zanim rozpoczniesz pracę, zdefiniuj jasne cele biznesowe oraz określ priorytety. Wizja, strategia i cele są fundamentalnymi elementami każdego biznesu. Jeśli prowadzisz działalność samodzielnie i nikomu nie delegujesz, spędź czas na określeniu, gdzie chcesz być za rok i jakie kroki należy podjąć, aby to osiągnąć. Podziel duże cele na mniejsze kroki i codzienne zadania, które będą prowadzić do ich realizacji. Wypisywanie jako zadania wszystkiego co nam wpadnie do głowy jest dobrym pomysłem tylko wtedy, kiedy chcemy zrobić burzę mózgów lub tzw. braindump. 

2. Wybór odpowiednich metod

Korzystaj z narzędzia, które najlepiej odpowiada Twoim potrzebom i sposobowi pracy. Wszystkie w podstawowej wersji działają bardzo podobnie, więc wybierz to, które po prostu najbardziej ci pasuje (nawet tylko z poziomu wyglądu strony). Niezależnie od tego, czy preferujesz prostą listę zadań czy zaawansowane ustawienia narzędzi do zarządzania projektami, ważne jest, aby narzędzia te były dla Ciebie intuicyjne i łatwe w obsłudze. Nie bój się eksperymentować z różnymi ustawieniami dopóki nie znajdziesz takich, które najlepiej pasują do Twojego stylu pracy. Jeśli nie masz pojęcia jak w ogóle poustawiać opisy zadań, projekty, statusy postępu prac, to napisz do mnie i Ci pomogę. Możesz też poszperać na YouTube.

3. Nazewnictwo i sposób opisywania zadań

Przede wszystkim –  rozpisuj zadania! Na początku każdego projektu, a później regularnie w trakcie jego trwania przeznacz czas na spisanie i organizowanie swoich zadań. Nie używaj skrótów myślowych, bo po czasie zapomnisz co miały oznaczać. Pamiętaj, żeby w opisie zadań była akcja do wykonania. Nie przemyślenie, nie rozważanie – zadanie to zadanie. Inaczej staje się notatką. Żeby nie dublować informacji pomyśl od razu o tym jak o przechowywaniu wiedzy, do której łatwo będzie wrócić. Możesz stworzyć swój system słów kluczowych i później traktować Asanę, Trello czy Clickup jak swoje archiwum. 

4. Narzędzia w zespole

Jeśli pracujesz w zespole, ważne jest, abyście wszyscy mieli dostęp do tych samych narzędzi i mieli jasno określone role w zarządzaniu zadaniami (kto tworzy, kto przypisuje do ludzi, kto zamyka, kto akceptuje, jak je nazywamy). Możecie wspólnie ustalić strukturę zadań – które zadanie jest zadaniem nadrzędnym, a które są podzadaniami. Ja jestem fanką pracy “od ogółu do szczegółu” oraz dzielenia projektów na sekcje tematyczne, z których część jest zawsze stała i zespół wie czego się spodziewać. Co również niezwykle istotne, to właśnie nazewnictwo zadań i sposób ich przekazywania – musicie to ustalić i opracować jako procedurę. Bez tego chaos tylko się będzie rozrastał.

5. Określanie terminów

W bezpłatnych wersjach narzędzi rzadko kiedy jest możliwość przypisania dwóch dat do zadania. Czasami potrzebujemy daty wewnętrznej i deadline. Albo daty zlecenia (żeby zadanie wskakiwało od razu na górę listy zadań) i daty oddania zadania – ta metoda pozwala na zarządzanie swoją pracą osobom w Twoim zespole bez narzucania co i kiedy ma być dokładnie zrobione. Możesz to uzyskać wpisując wybraną przez siebie datę w opis zadania, a w procedurze dodać legendę jak z takiej metody korzystać.

* 
Narzędzia mają służyć nam, a nie my im. Próbuj, zmieniaj, wdrażaj. Znowu próbuj. I tak do momentu, aż znajdziesz swój system pracy. Samo rozpisanie zadań bez aktualizacji, doprecyzowywania i sprawdzania postępów jest dalej tylko rzeczywistością na papierze. Dodaj do swojego dnia pracy choć 15 minut na pracę z Asaną/Trello/Clickup (wstaw własne), żeby stało się to Twoim biznesowym nawykiem i zewnętrznym mózgiem.