Skuteczne delegowanie, czyli proste kroki, które pomogą Ci zacząć i nie kontrolować każdego kroku Twoich współpracowników

Kiedy jesteś mikroprzedsiębiorcą, większość pracy wykonujesz samodzielnie i w pewnym momencie trudno jest zapanować nad wszystkimi obowiązkami. Delegowanie zadań jest jednym z kluczy do zwiększenia produktywności, przychodowości i tym samym skupienia się na najważniejszych działaniach. To, co najczęściej blokuje nas w zlecaniu czegoś dalej, to obawa utraty kontroli nad sposobem wykonywania zadań i ich późniejszą jakością. Można sobie na szczęście łatwo pomóc. Zobacz proste kroki, które pomogą Ci delegować.

1. Sporządzenie listy zadań i priorytetów

Rozpocznij od spisania wszystkich zadań, które masz do wykonania. Następnie określ, które z nich mają największy wpływ na osiągnięcie celów biznesowych (albo prywatnych, zespołowych, nie zawsze celem jest zysk). Te zadania, które bezpośrednio przyczyniają się do realizacji celów, są Twoimi priorytetami. Planując pracę na dany okres, koncentruj się na realizacji tych priorytetów, co pozwoli Ci zachować klarowność co do najważniejszych działań.

2. Wybór kompetencji

Istnieje takie powiedzenie, że samemu dojdziemy gdzieś szybciej, ale razem dojdziemy dalej. Tak samo jest z delegowaniem. Jeśli uczciwie przed sobą przyznamy czego nie umiemy lub nie chcemy robić, łatwiej nam będzie znaleźć zadania, które w pierwszej kolejności możemy oddelegować. Jeśli korzystasz z usług księgowej, to już delegujesz. I pewnie nawet się nad tym nie zastanawiasz. Są osoby, które kochają robić to, co nam spędza sen z powiek – i co więcej – są w tym dobre! Dobierając osoby do współpracy w oparciu o zadania, które wymagają pewnej specjalizacji (lub powtarzalności, o tym dalej) unikniesz poświęcania setek godzin na szukanie informacji, testowanie i popełnianie błędów. Skupisz się na pracy, której nikt za Ciebie nie wykona.

3. Delegowanie zadań powtarzalnych

Wybór zadań do delegowania może być prosty. Skoncentruj się na początku na zadaniach, które nie są kluczowe dla osiągnięcia głównych celów biznesowych (bo te wykonujesz Ty – np. spotkania z partnerami lub klientami) lub są powtarzalne i proste w realizacji. Zapewne wielokrotnie wcześniej wykonywałaś/eś je samodzielnie i wiesz jakiego efektu oczekiwać, jak ułożyć procedurę do tych czynności. 

4. Ustalenie klarownych oczekiwań i granic

Przed delegacją zadań upewnij się, że masz jasno określone oczekiwania co do rezultatów oraz ewentualne terminy wykonania zadań. Delegowanie nie oznacza zapomnienia. Pamiętaj, że osoby, z którymi nawiązujesz współpracę budują Twój zespół. Zapewnij swoim współpracownikom wsparcie i zasoby niezbędne do wykonania zadania, ale jednocześnie daj im swobodę w podejmowaniu decyzji. Pamiętaj, że delegacja ma na celu uwalnianie Twojego czasu, dlatego nie kontroluj każdego kroku podwykonawcy. Im precyzyjniej określisz czego, jak i na kiedy oczekujesz, tym lepszy start Waszej współpracy.

5. Stałe monitorowanie postępu i feedback

Kiedy już przekażesz zadania, zapytaj osobę, której delegujesz jak zrozumiała co ma zrobić. Błędne zrozumienie potrafi zaskoczyć i narobić problemów. Chociaż nie kontrolujesz każdego kroku, pamiętaj, że monitorowanie postępów i udzielanie feedbacku co do procesu jest w Twoim interesie. Pozwala to uniknąć nieporozumień i zapewnić, że zadanie jest wykonywane zgodnie z oczekiwaniami. Możecie wybrać dogodną dla siebie formę raportowania i ścieżkę komunikacji, żeby maksymalnie ułatwić sobie ten proces.

Delegowanie zadań jest niezwykle skutecznym narzędziem Dążenie do realizacji celów biznesowych i lepszej organizacji nie musi oznaczać kontrolowania każdego kroku – zaufaj swoim współpracownikom (przecież ich wybrałaś/eś!) i skup się na najważniejszych zadaniach. Powodzenia!