Czy pracownicy w Twojej firmie czują wparcie płynące z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych? Czy raczej przypominają im o nim jedynie wczasy pod gruszą – i w zasadzie to tyle? Częstą praktyką jest wykorzystanie ZFŚS bez uwzględnienia faktycznych potrzeb zespołu. A przecież to doskonałe narzędzie, które mogłoby wesprzeć firmową politykę benefitową, gdyby tylko odpowiednio do niego podejść. Jak? Dowiesz się z tego artykułu.

Czym jest ZFŚS i dlaczego warto z niego korzystać strategicznie?

Zgodnie z ustawą o ZFŚS, czyli Zakładowym Funduszem Świadczeń Socjalnych (art. 3 ust. 1), fundusz muszą tworzyć pracodawcy, którzy zatrudniają co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty. Dla mniejszych firm (od 20 do 49 etatów) tworzenie funduszu jest dobrowolne – chyba że związek zawodowy wystąpi z wnioskiem o jego utworzenie.

Środki z funduszu są przeznaczone na finansowanie działalności socjalnej – a więc m.in.:

• dofinansowanie wypoczynku,

• pomoc finansową (np. zapomogi),

• dopłaty do opieki nad dziećmi,

• bilety do kina, teatru,

• spotkania integracyjne czy świadczenia rzeczowe.

Ale uwaga: wszystko to musi być uzależnione od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej pracownika (art. 8 ust. 1 ustawy). To znaczy, że nie można przyznawać świadczeń wszystkim po równo – przynajmniej jeśli korzystasz z pieniędzy z ZFŚS.

Podejść do ZFŚS strategicznie – czyli jak?

Strategicznie podejście zakłada, że podjęte działania mają cel, a nie są nim same w sobie. Założeniem przedsięwzięcia może być np. poprawa atmosfery lub wizerunku pracodawcy czy wzrost dobrostanu pracowników.

Dobrze zaplanowane świadczenia socjalne mogą skutecznie wspierać tych, którzy naprawdę tego potrzebują i uzupełniać politykę benefitową firmy – bez dodatkowych kosztów ponoszonych ze środków obrotowych.

Karta lunchowa jako skuteczny element polityki socjalnej

Nie wszystkie świadczenia z ZFŚS muszą być sezonowe (jak paczki świąteczne czy wakacyjne dofinansowania). I nie wszystkie muszą trafiać wyłącznie do wybranej grupy pracowników. Warto pomyśleć o takich rozwiązaniach, które są praktyczne, regularne i wspierają zatrudnionych na co dzień. Jednym z takich świadczeń może być obiad.

Dlaczego posiłek to dobry benefit?

Bo każdy pracownik je. I to codziennie. A wsparcie w tej codziennej potrzebie bywa bardziej wartościowe niż jednorazowa dopłata do wakacji raz w roku.

Dofinansowanie posiłków – np. w formie karty lunchowej – to:

• odciążenie domowego budżetu (nawet 15–20 zł dziennie sumuje się w kilkaset złotych miesięcznie),

• zachęta do robienia przerwy i jedzenia posiłków w pracy, co buduje pozytywną kulturę organizacji,

• okazja do integracji,

• proste narzędzie do wdrożenia po stronie HR (bez potrzeby fizycznej dystrybucji bonów, faktur itd.).

Program dofinansowania posiłków może być finansowany właśnie z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych.

I tu właśnie dobrze sprawdzają się rozwiązania takie jak karta lunchowa – poziomem dofinansowania łatwo zarządzić, a do tego jest wygodna w użyciu. Pracownik dostaje środki na kartę i korzysta z nich elastycznie – tam, gdzie akurat zje lunch lub robi zakupy spożywcze.

Co, jeśli firma nie chce różnicować świadczeń?

Nie każda organizacja decyduje się na dysponowanie świadczeniami z uwzględnieniem sytuacji życiowe poszczególnych pracowników. W takim przypadku można sfinansować kartę lunchową ze środków obrotowych, a nie z ZFŚS.

Jak dopasować benefity do oczekiwań pracowników?

Zanim cokolwiek zaplanujesz – po prostu zapytaj. Nie trzeba od razu robić skomplikowanych badań. Czasem wystarczy krótka ankieta, rozmowa z team leaderami albo analiza zgłaszanych potrzeb z poprzednich miesięcy. Pierwszym krokiem powinno być rozpoznanie priorytetów – a te potrafią się mocno różnić w zależności od grupy pracowników.

Jednak uważaj, aby nie przedobrzyć.

Jedna z częstszych pułapek to próba zadowolenia wszystkich. Lepiej postawić na 2–3 konkretne świadczenia, które będą używane przez wszystkich (lub przynajmniej – z których skorzysta jak największa grupa), niż tworzyć szeroką ofertę, z której nikt nie korzysta.

Warto pamiętać: za potrzebami, z których wynikają świadczenia, stoją ludzie – z różnymi sytuacjami, oczekiwaniami i ograniczeniami. Dlatego dobrą praktyką w firmach, które chcą wspierać swój zespół, jest otwartość na zmiany. Ta może przejawiać się w corocznym przeglądzie benefitów, podsumowaniu, co się sprawdziło, a co nie, ewaluacji świadczeń i wprowadzaniu zmian. Takie podejście pokazuje, że głos pracowników się liczy.

Zgodność z przepisami i korzyści dla budżetu firmy

Każda kadrowa decyzja musi się formalnie obronić – zwłaszcza gdy w grę wchodzi ZFSŚ. Dlatego, zanim cokolwiek wypłacisz, sprawdź, czy działasz zgodnie z przepisami.

Najważniejszą zasadę w kontekście ZFŚS już znasz. Wynika z art. 8 ust. 1 ustawy o ZFŚS i mówi, że świadczenia przyznawane z funduszu muszą być uzależnione od sytuacji życiowej.

Jak przełożyć to na działania?

• Trzeba wprowadzić jasne kryteria przyznawania świadczeń (np. progi dochodowe),

• warto zbierać oświadczenia od pracowników (np. o liczbie osób na utrzymaniu),

• …i dokumentować decyzje (np. formularze, wnioski, ewidencja wypłat).

Uwaga: jeśli świadczenia są wypłacane bez zróżnicowania, PIP lub ZUS może to zakwestionować, a pracodawca będzie musiał zapłacić składki – nawet z wyrównaniem wstecz.

Limit zwolnienia z ZUS dla dofinansowania posiłków to 450 zł na pracownika miesięcznie (§ 2 ust. 1 pkt 11 rozporządzenia składkowego). Z kolei świadczenia finansowane z ZFSŚ są z opodatkowania do kwoty 1000 zł na pracownika rocznie (art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy o podatku dochodowym dla osób fizycznych).

HR z głową – podejście do ZFŚS z korzyścią dla wszystkich

ZFŚS może być zwykłym obowiązkiem. Ale skoro już go masz, warto zrobić z niego skuteczne, HR-owe narzędzie, które wesprze pracowników, poprawi atmosferę w firmie i jednocześnie nie wygeneruje dodatkowych kosztów.

Dobrze dobrane świadczenia łączą prostotę, użyteczność i zgodność z przepisami. A przy okazji budują zaufanie do pracodawcy.

Bo w końcu to o ludzi chodzi, prawda?