Zmotywowany i kompetentny zespół jest czynnikiem sukcesu oraz motorem napędowym każdej firmy. Dlatego czołowi liderzy sukcesywnie pracują nad wysokim morale i umiejętnościami członków swojej załogi poprzez odpowiednią komunikację pomiędzy sobą, a zespołem. Zwłaszcza mocny nacisk kładą na udzielanie bieżącej informacji zwrotnej, ponieważ dobry feedback czyni cuda. 

Jeżeli jesteś szefem, to przeczytaj dalszą część artykułu, aby zobaczyć, które błędy w udzielaniu feedbacku mogą zniszczyć Twoją relację z zespołem, a które wręcz przeciwnie – sprawią że razem odniesiecie sukces.

Błąd nr 1: Skupienie się na krytykowaniu bez konstruktywnych informacji 

Nie myli się tylko ten, kto nic nie robi, dlatego z czasem każdemu z nas zdarzy się błąd – Twoim pracownikom również. Rozmowa na temat pomyłek nigdy nie jest miła, dlatego tak ważne jest, aby przyniosła pozytywny efekt i nie musiała być zbyt częsta. Aby osiągnąć taki skutek musisz udzielać jasnych informacji, co pracownik zrobił źle oraz jakiego zachowania oczekujesz w  przyszłości, aby uniknąć powtórki. 

Zamiast: „Jarek, ja już nie wiem co mam z Tobą zrobić, znowu zrobiłeś błędne detale.”

Powiedz: „Jarku, detale, które wykonałeś miały błędne wymiary, dlatego chcę abyś sprawdzał je z rysunkiem technicznym, aby w przyszłości uniknąć pomyłek.”

Jak zostawisz pracownika z pierwszym komunikatem, to będzie on zdemotywowany i skupi się tylko na negatywnych emocjach, jakie towarzyszą mu w tej sytuacji.  W drugim przypadku, bardziej skupi się na obszarach, które musi poprawić, co finalnie poprawi jego umiejętności. Dodatkowo muszę zaznaczyć, że zazwyczaj błędy pracowników nie wynikają z ich złej woli, tylko z niewiedzy, dlatego tak ważne jest ich ukierunkowanie na prawidłowe rozwiązania, a nie tylko krytykowanie. 

Błąd nr 2: Ogólna ocena nieoparta na konkretnej sytuacji i zachowaniu

„Bo Ty to zawsze się spóźniasz / nie wiesz / popełniasz błędy”. Chyba każdy z nas chociaż raz w życiu usłyszał podobne zdanie. Czy przyniosło ono jakikolwiek pozytywny skutek? Nie sądzę…

Feedback, który skupia się na osobie, a nie konkretnych jej zachowaniach, nie jest konstruktywny. Jak będziesz go używać, to w najlepszy wypadku będziesz mieć zdemotywowany zespół, a w skrajnym przypadku możesz bliżej zapoznać się ze słowem „mobbing”. Jak tego uniknąć? Udzielaj informacji zwrotnej tylko i wyłącznie w kontekście konkretnej sytuacji. Oceniaj negatywnie (lub pozytywnie) zachowanie danej osoby, a nie ją samą.

Zamiast: „Magda, Ciebie to wstyd zabrać do klienta.”

Powiedz: „Magda, Twoje wczorajsze wywracanie oczami u klienta było nie na miejscu i negatywnie wpływało na całe spotkanie. Proszę, abyś w przyszłości tego nie robiła.”.

Błąd nr 3: Źle wybrany czas  i miejsce na rozmowę

Bardzo ważny, w przypadku udzielania feedbacku, jest czas i miejsce jego przekazania. Kiedy emocje związane z nieprzyjemną sytuacją są świeże i wyprowadzają Cię z równowagi, to nie rozmawiaj z pracownikiem, ponieważ nie załagodzisz problemu, jak sam nie jesteś w formie, a jedynie możesz go eskalować. Jeżeli możesz, to poczekaj, aż ochłoniesz i będziesz w stanie obiektywnie podejść do tematu.

Wybierz też odpowiedni czas. Jeżeli nie jest to sytuacja życia i śmierci, nie dzwoń do pracownika, który jest już po godzinach pracy. Z dużą dozą prawdopodobieństwa Twój numer znajdzie się na liście blokowanych połączeń, a konkretnych informacji i tak nie uzyskasz, jeżeli pracownik nie będzie miał przed sobą dokumentów, które chcesz omówić. Jak sytuacja może poczekać, to odłóż rozmowę do kolejnego dnia roboczego i spotkajcie się w siedzibie firmy. Jeżeli pracujecie zdalnie / hybrydowo to zarezerwuj Wam czas w kalendarzu.

Błąd nr 4: Prowadzisz monolog, który mówisz wszystkim pracownikom

Rozmawiając z pracownikiem powinieneś dopasować sposób komunikacji do odbiorcy, jego kompetencji oraz doświadczenia. Są osoby, z którymi załatwisz temat w 3 minuty, bo powiesz bez owijania w bawełnę, krótko, zwięźle i na temat. Są jednak takie, które będą potrzebowały bardziej miękkiego feedbacku z podkreśleniem ich mocnych stron, bo inaczej będą bliskie załamania nerwowego i stanów depresyjnych. Jeżeli nie wiesz jak to zrobić, to wspaniałym narzędziem są testy DISC, których wykonanie i wdrożenie usprawni komunikację w Twojej firmie.

Udzielając informacji zwrotnej wysłuchaj też co pracownik ma do powiedzenia. Jego punkt widzenia i ocena sytuacji może diametralnie różnić się od Twojej. Jeżeli nie podejdziesz do pracownika po partnersku, to feedback nie przyniesie pozytywnych skutków i zostanie zignorowany.

Błąd nr 5: Brak pozytywnej informacji zwrotnej

W naszej kulturze jesteśmy przyzwyczajeni do tego, że jak wszystko jest dobrze to jest ok i nie trzeba o tym mówić. Zwracać uwagę należy tylko wtedy, kiedy coś jest do poprawy. Duży błąd! Okazuje się, że pozytywny feedback przynosi lepsze efekty, niż negatywny. Pracownik, który jest chwalony za konkretne sytuacje / rozwiązania jest bardziej zmotywowany do ich powielania w przyszłości. Jako lider zwróć uwagę, aby pochwała była szczera, nie umniejszała sukcesowi oraz była oparta na konkretach.

Zamiast: „Nie najgorzej poszła Ci ostatnio sprzedaż”

Powiedz: „Jestem pod wrażeniem Twojego wysokiego poziomu sprzedaży. Pakiety medyczne, które zaproponowałeś to hit.”

Udzielenie informacji zwrotnej, to nie koniec procesu. Aby feedback przyniósł oczekiwane efekty należy go przeprowadzać na bieżące, a ustalone wcześniej zmiany monitorować, chwalić i w razie potrzeby korygować. Po zastosowaniu się do powyższych wskazówek, szybko zauważysz pozytywne zmiany oraz wzrost motywacji w Twoim zespole.